Tips algemene voorwaarden

Waarom zijn algemene voorwaarden (hierna av) belangrijk om te hebben? Dat heeft te maken met de wet. In Nederland geldt contractsvrijheid. Partijen mogen daarom veel zelf regelen en is er veel mogelijk om de eigen positie te versterken. Voordeel van de av is verder dat de tekst van de overeenkomst beperkt kan blijven tot de commerciële kern van een deal.

Tip 1: Algemene spelregels voor de specifieke bedrijfsvoering

Av bestaan uit een aantal bepalingen die bedoeld zijn om op meerdere overeenkomsten van toepassing te zijn. Hou de av kort en bondig en lekker leesbaar. Wel van belang is dat de av zijn toegesneden op de eigen bedrijfsvoering. Bedenk dus goed wat de bedrijfsrisico’s zijn en hoe die risico’s door de av (zoveel mogelijk) worden beperkt of worden neergelegd bij de andere partij.

Tip 2: Van toepassing verklaren

Een mooie set voorwaarden is slechts één kant van de medaille. Het gaat erom dat daarop uiteindelijk een beroep kan worden gedaan. Daar gaan tips 2 en 3 over.

Onthoud dat de andere partij niet akkoord hoeft te gaan met de av. De andere partij hoeft deze zelfs niet te kennen, belangrijk is hier alleen dat hij akkoord gaat met de toepassing van de av op de overeenkomst (en niet protesteert). Neem dus altijd het volgende op in de overeenkomsten en offertes:

‘Op al onze overeenkomsten zijn de av van (bedrijfsnaam) van toepassing.’

Tip 3: De terhandstelling

De av moeten voor of uiterlijk bij het aangaan van de overeenkomst aan de andere partij zijn overhandigd. De gebruiker van de av moet dat kunnen bewijzen. Dat moet dus bij de offerte of uiterlijk bij het sluiten van de overeenkomst gebeuren. Daarna is het te laat. De consequentie is keihard. De andere partij kan de av dan vernietigen, hetgeen erop neerkomt dat er geen beroep op de av kan worden gedaan.

Tip 4: Uniform beleid

De wet kent hoofdregels en uitzonderingen. Dat is hier niet anders. Deze uitzonderingen worden bewust niet besproken. Mijn advies is om één uniform beleid te hanteren door bij elke inkoopopdracht, offerte, overeenkomst welke per-mail wordt verzonden, een set av als pdf bij te voegen en daarnaar te verwijzen in de tekst van de e-mail.

Soms wordt er nog ouderwets schriftelijk (en dus niet per e-mail) gecontracteerd. Hoe kunnen dan bewijsproblemen dat de av waren bijgevoegd, worden voorkomen? Ik adviseer dan de volgende passage op te nemen:

“Partijen komen overeen dat op deze overeenkomst de av van ……………… van toepassing zijn, die als bijlage, aan deze overeenkomst zijn gehecht en een integraal onderdeel van deze overeenkomst vormen. De klant bevestigt door ondertekening van deze overeenkomst bekend te zijn en akkoord te gaan met bijgaande av.”

Het komt ook voor dat telefonisch wordt gecontracteerd. Het is zaak om in de opdrachtbevestiging op te nemen dat er een gesprek heeft plaatsgevonden waarin is aangegeven dat de av van toepassing zijn en dat die kosteloos zullen worden verzonden en dat een exemplaar reeds per e-mail vooruit zal worden gezonden (waarbij die desbetreffende set av als bijlage aan de klant wordt verstuurd).

Tip 5: Battle of forms

In Nederland geldt de zogenaamde “first shot rule”. De av van de degene die zich als eerste daarop beroept, zijn van toepassing. Dat is slechts anders, indien de av van de andere partij uitdrukkelijk van de hand zijn gewezen. Let dus goed op wie zich als eerste op de av heeft beroepen. Bent u niet de eerste, geef dan uitdrukkelijk aan dat de toepasselijkheid van de av van de andere partij niet wordt geaccepteerd.

Hoe om te gaan met de av van de ander? Onderhandel met de potentiële klant en bespreek welke av van de ander onbespreekbaar zijn, zodat de nadelige gevolgen van de toepasselijkheid van de voorwaarden van de ander beperkt blijven.